Header menu

Du er her

Begivenhedsplan

Skab dialog og overblik over forandringsprocessen

Formål

Begivenhedsplanen kan give et overblik over forandringsforløbet og de opgaver og tidspunkter, det indeholder. Derudover kan metoden også være med til at skabe dialog mellem alle de involverede.

Med begivenhedsplanen som udgangspunkt, kan I få de ansattes forskellige fortællinger og forestillinger om både forandringen og fremtiden frem i dagens lys.

Målgruppe

Begivenhedsplanen kan bruges af lederen, ledelsesgruppen eller som et fælles redskab for hele personalegruppen. Det kan også være, at forskellige grupper løbende er involveret i at skabe begivenhedsplanen, som på den måde bliver et redskab for dialog med hinanden.

Begivenhedsplan som et styre- og kommunikationsredskab

En forandringsproces vil ofte være en længere proces med flere sideløbende processer. På den ene side er der nogle administrative beslutninger - fx om hvor, hvornår og hvordan forandringen skal foregå. På den anden side er der de mentale processer hos de involverede personer. Det handler fx om at vænne sig til tanken, at forstå formålet, at se sig selv i det nye og at aflære gamle rutiner og indarbejde nye.

Begivenhedsplanen er både et øjebliksbillede af, hvor I er lige nu og et fortløbende værktøj, som løbende suppleres og giver et fælles overblik. Den kan også bruges til at få øje på, hvor I har mulighed for at handle, og hvad der lige nu eller permanent er uden for jeres råderum.

Udformning

Begivenhedsplanen kan være en pil med datoer, som er tegnet på et langt stykke papir, der hænger på en væg eller ligger på gulvet. Pilen kan også tegnes på en whiteboard eller flip over.

Sådan gør I

På pilens datolinje sætter I skiftevis sedler op med de begivenheder, temaer og opgaver, der skal finde sted i forandringsforløbet. Ved at lytte til hinandens forslag om, hvad der skal op på pilen, får I også indtryk af, hvad der betyder noget for de forskellige. Derudover får I anledning til at drøfte jeres forskellige opfattelser af, hvad der skal tales om/besluttes og hvornår i forløbet.

I kan derudover bruge disse overordnede spørgsmål til inspiration:

  • Hvornår betragter I forandringsperioden som hhv. skudt i gang og afsluttet – både hvad angår de administrative deadlines (typisk det, der er meldt ud oppefra) og de mentale og praktiske ændringer (typisk det, I selv kan se, at der skal til)?
     
  • Hvad skal være sket, inden I betragter forandringsprocessen som færdig?
     
  • Hvad skal der ændres, aftales og planlægges mht. det faglige arbejde?
     
    • De praktiske forhold? 
       
    • Personale- og ansættelsesforhold? 
       
    • Ledelse og administration? 
       
    • Organisationsstrukturen og samarbejdet? 
       
  • Hvor har I brug for at få eksterne aktører på banen? Til hvad? 
     
  • Hvem skal deltage i hvilke sammenhænge, så alle oplever sig godt involveret og informeret? 
     
  • På hvilke møder (eller andre steder) skal denne involvering og information foregå?

Når I er færdige med øvelsen, er det en god idé at en leder samler op, og fortæller hvordan der vil blive arbejdet videre med begivenhedsplanen.